Mivel a coaching alapja a személyes kapcsolat és együttműködés az ügyfél és a coach között, ezért nagyon fontos, hogy összhangban legyünk! Lehet a coach bármennyire is felkészült szakmailag, lehet jártas az ügyfél által hozott problémában, ha nincs meg közte és az ügyfél között az a személyes szimpátia, összhang, együtt rezgés, ami biztosítja a folyamat során a teljes bizalmat, az elfogadást és ezáltal a folyamat sikerét.
Ezért minden esetben egy személyes találkozással indul a folyamat (díjmentes), melynek során megismerjük egymást, tisztázzuk az együttműködés feltételeit, az elvárásokat és várakozásokat, és csak ha mindketten úgy gondoljuk, hogy tudunk és szeretnénk együtt dolgozni, akkor kezdődik a munka!
Az első személyes találkozás során – megismerve az ügyfelet és a témát – kerül sor a coaching folyamatának konkrét meghatározására (kapcsolattartás módja /személyes, skype/; ülések száma, ülések gyakorisága stb.). Egy tipikus coaching folyamat általában 5-6 ülésből, találkozásból áll, de minden ügyfél és minden folyamat más és más. Mivel a folyamatban az ügyfél tempójában haladunk, így előfordul, hogy a tervezetthez képest több vagy éppen kevesebb alkalomra lesz szükség a kívánt változás eléréséhez. Egy-egy ülés általában 60-90 perces, de itt sincsenek kőbe vésett szabályok, mindig az adott ügyfélhez, helyzethez igazodunk.
A találkozások alkalmával sok kérdésre, elgondolkodtató és fejlesztő feladatra, visszajelzésre számíthat az ügyfél, mely mind közelebb viszik a cél, a változás eléréséhez, vagy a probléma megismeréséhez, megoldásához. Az ülések során elengedhetetlen az ügyfél és a coach teljes figyelme, jelenléte és az együttműködés szándéka!
A folyamatot minden esetben a „Visszatekintés” fázisával zárjuk, melynek során az ügyfél és a coach összevetik az eredményeket a kiindulási állapottal, a kitűzött célokkal. Ezen az ülésen közösen örülünk az elért eredményeknek, és dönthetünk a további folytatásról.